Aide utilisateur — Bureau de l’Agent

Ce guide s’adresse d’abord aux agents qui utilisent le Bureau de l’Agent au quotidien. La dernière partie s’adresse aux administrateurs de collectivité (menu Mon domaine). L’administration Gironde Numérique (pages communes, raccourcis communs, domaines) n’est pas décrite ici.

L’authentification repose sur votre compte Gironde Numérique. Vous ne créez pas de compte dans le Bureau.

Pour un dysfonctionnement, un besoin ou une évolution du produit, contactez Logo Gironde Numérique Gironde Numérique via un ticket d’assistance.

ℹ️ Principes généraux

Qu’est-ce que le Bureau de l’Agent ?

Le Bureau de l’Agent est votre espace de travail numérique Gironde Numérique. Il rassemble au même endroit :

Vous y accédez depuis un navigateur, à l’adresse https://bureau.girondenumerique.fr.

Vue d’ensemble du Bureau de l’Agent

Le Bureau de l’Agent est-il une application à télécharger ?

Non. C’est une application web. Vous l’ouvrez dans votre navigateur, sur un ordinateur ou une tablette.

JavaScript doit être activé : sans lui, l’interface ne fonctionne pas.

Qui peut utiliser le Bureau de l’Agent ?

Il faut un compte Gironde Numérique, avec le droit d’accéder à ce service.

Trois profils existent. Ce guide concerne le profil Utilisateur (agent) :

Les menus Mon domaine sont réservés aux administrateurs de collectivité. Ils sont décrits en fin de guide. L’administration Gironde Numérique (toutes les collectivités) n’est pas traitée ici.

Comment obtenir un accès ?

Vous ne créez pas de compte dans le Bureau de l’Agent.

L’accès est ouvert via votre compte Gironde Numérique. Adressez-vous à la personne référente de votre collectivité, ou contactez Logo Gironde Numérique Gironde Numérique via un ticket d’assistance.

La création du compte et les droits se gèrent dans Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.

🔐 Connexion et comptes

Comment me connecter ?

  1. Ouvrez https://bureau.girondenumerique.fr.
  2. Une page Gironde Numérique s’affiche : c’est la même connexion que pour vos autres services.
  3. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe Gironde Numérique, puis validez.

Vous revenez ensuite dans le Bureau.

Mire de connexion aux services Gironde Numérique

Vous restez connecté tant que vous ne cliquez pas sur Se déconnecter.

J’ai oublié mon identifiant ou mon mot de passe. Comment faire ?

Utilisez les fonctions prévues sur votre compte Gironde Numérique, dans Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.

Le Bureau de l’Agent ne permet pas de retrouver un identifiant ni de réinitialiser un mot de passe.

Comment modifier mon nom, mon e-mail ou mon identifiant ?

Ces informations viennent de votre compte Gironde Numérique. Elles sont mises à jour à chaque connexion et ne sont pas modifiables dans le Bureau.

Pour les changer, ouvrez Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.

Comment me déconnecter ?

Dans le bandeau d’en-tête, à droite, cliquez sur le bouton Se déconnecter.

Que se passe-t-il si le Bureau est en maintenance ?

Pendant une maintenance, un message s’affiche à la place de l’interface. Les administrateurs peuvent continuer à accéder au Bureau ; ce n’est pas le cas des agents.

Si le message persiste, contactez Logo Gironde Numérique Gironde Numérique via un ticket d’assistance.

🖥️ Découvrir l’interface

Vue d’ensemble du Bureau de l’Agent

Que contient le bandeau d’en-tête ?

Bandeau d’en-tête du Bureau

De gauche à droite, vous retrouvez :

Le logo et le nom viennent du paramétrage de votre collectivité. S’ils viennent d’être changés par un administrateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour les voir à jour.

Que contient le menu latéral ?

Menu latéral du Bureau

De haut en bas :

Le menu latéral est redimensionnable : glissez la zone de séparation entre le menu et le contenu de la page.

Redimensionnement du menu latéral

Quelle page s’ouvre quand j’arrive sur le Bureau ?

Lorsque vous ouvrez le Bureau, vous êtes dirigé dans cet ordre :

  1. vers votre première page personnalisée, si vous en avez une ;
  2. sinon, vers la première page de votre collectivité ;
  3. sinon, vers la page des actualités.

Exception : s’il reste des actualités non lues, l’accueil ouvre d’abord la page des actualités.

📰 Actualités

Que trouve-t-on sur la page des actualités ?

Page des actualités

La page affiche les actualités publiées par :

Vous ne voyez que les actualités publiées. Les brouillons et les actualités planifiées restent invisibles tant qu’elles ne sont pas en ligne.

Comment savoir s’il y a des actualités non lues ?

Une icône dans le bandeau d’en-tête indique le nombre d’actualités non lues.

Indicateur d’actualités non lues dans l’en-tête

Quand toutes les actualités sont lues, l’indicateur disparaît.

En-tête sans indicateur d’actualités

Comment marquer une actualité comme lue ou non lue ?

Au-dessus de chaque actualité, cliquez sur Marquer comme lu.

Bouton Marquer comme lu

L’actualité devient légèrement grisée et le compteur de l’en-tête diminue.

Actualité marquée comme lue

Pour la remettre en non lue, cliquez sur Marquer comme non-lu. Le compteur de l’en-tête se met à jour.

Bouton Marquer comme non-lu

Comment tout marquer comme lu d’un coup ?

En haut à droite de la page, utilisez Tout marquer comme lu ou Tout marquer comme non-lu. L’action s’applique à toutes les actualités affichées.

📄 Pages de la collectivité et pages communes

Quelle est la différence entre une page de collectivité et une page commune ?

Les pages de votre collectivité sont préparées par l’administrateur de votre structure. Elles rassemblent des raccourcis vers des applications Gironde Numérique, des services externes (région, national) ou des outils métiers de la collectivité.

Exemple de page de collectivité

Les pages communes sont préparées par Gironde Numérique et s’affichent pour toutes les collectivités. Elles s’appuient sur le catalogue de raccourcis communs.

Exemple de page commune

Vous consultez ces pages ; vous ne les modifiez pas.

Comment ouvrir un raccourci ?

La description sert aussi à la recherche globale (voir la rubrique Recherche et affichage).

Pourquoi certaines pages n’affichent-elles pas une grille de raccourcis ?

Une page publiée peut s’afficher de trois façons, selon le choix de l’administrateur :

Vous ne voyez que les pages publiées. Les brouillons restent invisibles.

✏️ Pages personnalisées

Comment créer une page personnalisée ?

Si vous n’avez pas encore de page personnalisée, cliquez sur Créer ma page personnalisée dans le menu latéral.

Lien Créer ma page personnalisée

Si vous en avez déjà une ou plusieurs, survolez le menu latéral puis cliquez sur Ajouter une page personnalisée.

Lien Ajouter une page personnalisée

Une fenêtre s’ouvre : saisissez le nom de la page, puis validez. Vous obtenez une page vierge, prête à recevoir des widgets (voir la rubrique Widgets).

Fenêtre de saisie du nom de la page
Page personnalisée vide

Comment renommer une page personnalisée ?

  1. Survolez la page dans le menu latéral : un groupe de boutons apparaît.

    Boutons d’action d’une page personnalisée
  2. Cliquez sur l’icône crayon : le nom devient éditable.

    Nom de page en cours d’édition
  3. Saisissez le nouveau nom.

    Nouveau nom saisi
  4. Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors de la zone pour valider.

    Page personnalisée renommée

Comment changer l’ordre de mes pages personnalisées ?

  1. Survolez l’entrée de menu de la page à déplacer.

    Poignée de déplacement d’une page
  2. Cliquez sur l’icône en croix en maintenant le clic : le curseur devient une main, une zone en pointillés indique où déposer.

    Zone de dépôt pour réordonner
  3. Glissez-déposez, puis relâchez. L’ordre est enregistré.

    Pages personnalisées réordonnées

Comment supprimer une page personnalisée ?

  1. Survolez l’entrée de menu de la page à supprimer.

  2. Cliquez sur l’icône corbeille. Une confirmation s’affiche.

    Confirmation de suppression d’une page
  3. Cliquez sur OK.

La suppression retire la page et la disposition de ses widgets. Elle ne supprime pas vos documents, vos e-mails ni les raccourcis du catalogue.

🧩 Widgets

Quels widgets puis-je ajouter ?

Les widgets s’affichent uniquement sur vos pages personnalisées. Trois widgets sont disponibles :

Widget Rôle Condition
Mes raccourcis Grille de raccourcis vers des applications Le catalogue de raccourcis a été configuré
Mes porte-documents Suivi Podoc, Visa et SignClic Vous avez accès à ces services
Ma boîte mail Infos de votre messagerie GN Les boîtes mail de la collectivité sont gérées par Gironde Numérique

Un widget Pastell n’est pas proposé pour le moment.

Comment ajouter un widget ?

Depuis une page personnalisée :

  1. Cliquez sur Ajouter des outils.

    Bouton Ajouter des outils
  2. Cochez un ou plusieurs widgets, puis validez.

    Sélection des widgets à ajouter

Comment déplacer ou redimensionner un widget ?

Sur une page personnalisée, les widgets sont disposés en liste ordonnée : chaque tuile est soit en pleine largeur, soit en demi-largeur (jusqu’à deux widgets côte à côte sur un grand écran).

Au survol ou au focus du widget, une barre d’actions apparaît en haut à droite du contenu :

Barre d’actions d’un widget

Les actions disponibles sont les suivantes :

Pour réordonner plusieurs positions d’un coup, utilisez la poignée de déplacement centrée sur le bord supérieur du widget (icône « déplacer »), puis glissez-déposez la tuile à l’emplacement voulu.

Poignée de déplacement en haut du widget

Exemple avec deux widgets en demi-largeur sur la même ligne :

Deux widgets en demi-largeur

À quoi sert le widget Mes raccourcis ?

Après ajout, le widget Mes raccourcis affiche une grille de tuiles.

Widget Mes raccourcis

Vous pouvez :

Plusieurs widgets Mes raccourcis peuvent coexister sur la même page.

Comment ajouter des raccourcis depuis le catalogue ?

  1. Passez le widget en mode édition (icône crayon dans la barre d’actions), puis cliquez sur la carte fantôme Ajouter un ou plusieurs raccourcis dans la grille.

    Cartes fantômes en mode édition
  2. Une fenêtre liste les raccourcis, regroupés comme dans le menu latéral (pages de collectivité, puis pages communes). Un champ permet de filtrer sur le titre, la description et le lien.

    Catalogue de raccourcis
  3. Sélectionnez un ou plusieurs items, puis cliquez sur Ajouter les raccourcis sélectionnés.

    Raccourcis sélectionnés dans le catalogue

Les raccourcis apparaissent dans le widget.

Raccourcis ajoutés au widget

Si le catalogue est vide, adressez-vous à l’administrateur de votre collectivité.

Comment créer mon propre raccourci ?

La carte Créer votre propre raccourci n’apparaît qu’en mode édition.

  1. Survolez le widget : dans la barre d’actions, cliquez sur l’icône crayon (passer en mode édition).

    Passage du widget en mode édition
  2. Cliquez sur la carte fantôme Créer votre propre raccourci.

    Carte Créer votre propre raccourci
  3. Renseignez le nom, l’URL (avec https://) et, si besoin, une icône. Par défaut, une icône de lien est proposée.

    Formulaire de création d’un raccourci personnalisé
  4. Si vous déposez une image, un recadrage carré s’ouvre. Avec la molette, zoomez ou dézoomez, ajustez la zone, puis cliquez sur Valider le recadrage.

    Outil de recadrage de l’icône

    Pour garder l’image telle quelle, n’ouvrez pas le recadrage (ou ne cliquez pas sur Valider le recadrage) avant d’enregistrer.

  5. Cliquez sur Créer le raccourci. Le widget quitte le mode édition.

    Raccourci personnalisé créé

Comment modifier un raccourci personnalisé ?

  1. Passez le widget en mode édition.

  2. Survolez le raccourci : un bouton d’édition apparaît en bas à gauche.

    Bouton d’édition d’un raccourci personnalisé
  3. Modifiez le nom, l’URL ou l’icône, puis enregistrez.

    Fenêtre d’édition d’un raccourci personnalisé

Les raccourcis issus du catalogue ne se modifient pas de cette façon : vous pouvez seulement les retirer du widget.

Comment réordonner les raccourcis dans le widget ?

  1. Passez le widget en mode édition.

  2. Chaque raccourci affiche deux boutons en haut : une croix violette à gauche pour glisser-déposer, et une croix rouge à droite pour retirer.

    Poignées d’agencement des raccourcis
  3. Déplacez les tuiles, puis quittez le mode édition (icône cadenas).

    Quitter le mode édition

Quelle est la différence entre retirer un raccourci et le supprimer ?

Retirer (croix rouge) enlève le raccourci de ce widget. Il n’y a pas de confirmation : vous pouvez le réajouter depuis le catalogue.

Retirer un raccourci du widget

Supprimer (corbeille, raccourcis personnalisés uniquement) détruit le raccourci. Une confirmation s’affiche.

Confirmation de suppression d’un raccourci personnalisé

Comment renommer le widget Mes raccourcis ?

Utile si vous avez plusieurs widgets Mes raccourcis sur la même page.

Deux widgets Mes raccourcis sur une page
  1. Passez le widget en mode édition.

  2. Cliquez sur l’icône Renommer (typographie) dans la barre d’actions. La barre se masque le temps de la saisie.

  3. Saisissez le nouveau titre. Validez avec Entrée ou annulez avec Échap. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le titre en mode édition pour renommer.

    Renommage du widget Mes raccourcis

Que montre le widget Mes porte-documents ?

Il affiche vos porte-documents Podoc, Visa et SignClic :

Widget Mes porte-documents

Comment configurer, actualiser ou retirer Mes porte-documents ?

Au survol, la barre d’actions du widget s’affiche (ordre, largeur, rafraîchir, configuration, suppression). Les boutons utiles à ce widget sont Configuration, Rafraîchir et Supprimer.

Boutons d’un widget porte-documents

Que montre le widget Ma boîte mail ?

Le widget n’est proposé que si les boîtes mail de votre collectivité sont gérées par Gironde Numérique.

Il affiche notamment :

Widget Ma boîte mail

L’engrenage permet d’afficher ou de masquer la taille de la boîte, la corbeille, le nombre de non-lus et le tableau des 5 derniers mails.

Configuration du widget Ma boîte mail

Le cache est de 60 minutes, avec le même bouton Rafraîchir. Retirer le widget ne supprime pas vos mails.

🔍 Recherche et affichage

Comment rechercher un raccourci ?

En haut du menu latéral, cliquez sur Rechercher un raccourci, ou utilisez Ctrl + K (Cmd + K sur macOS).

Bouton Rechercher un raccourci

Une fenêtre s’ouvre. Le champ filtre en texte intégral sur le nom, la description et l’URL.

Fenêtre de recherche de raccourcis

Les résultats suivent l’ordre du menu latéral :

Un clic ouvre le raccourci comme sur les pages du Bureau.

Les raccourcis d’aide (picto i ou ?) ne figurent pas dans cette recherche. Utilisez les infobulles d’aide ou les pages Les ressources (voir Consulter l’aide).

Comment changer la taille des raccourcis ?

Dans l’en-tête, cliquez sur Paramètres.

Bouton Paramètres dans l’en-tête

Choisissez petit, moyen ou large. Le réglage s’applique à tout le Bureau : pages personnalisées, pages de collectivité et pages communes.

Choix de la taille des raccourcis
Raccourcis en taille petite
Raccourcis en taille moyenne
Raccourcis en taille large

❓ Consulter l’aide

Comment savoir si une application propose de l’aide ?

Certains raccourcis affichent un ? en haut à gauche : de l’aide ou des tutoriels sont liés à ce service.

Raccourci avec pictogramme d’aide

Au survol, les liens d’aide associés s’affichent et sont cliquables.

Infobulle des liens d’aide

Un raccourci peut aussi porter un bandeau bleu avec un i : il s’agit d’un raccourci d’aide (une ressource, un tutoriel).

Raccourci d’aide avec pictogramme i

Ces pictogrammes sont configurés par Gironde Numérique. Vous les utilisez, vous ne les paramétrez pas.

Où retrouver les pages de ressources ?

Dans le menu latéral, ouvrez notamment :

🛠️ Administration de votre collectivité

Cette partie s’adresse aux administrateurs de collectivité. Les agents n’y ont pas accès.

Elle ne décrit pas l’administration Gironde Numérique : liste des domaines, pages communes, raccourcis communs, actualités multi-collectivités, raccourcis d’aide. Ces réglages restent du ressort de Gironde Numérique.

Que pouvez-vous configurer ?

Depuis le menu Mon domaine, vous pouvez :

Les agents retrouvent ensuite ces contenus dans leur Bureau. Ils ne modifient pas ces pages : ils composent seulement leur bureau personnel (widgets).

Où trouver ces fonctions ?

Le menu Mon domaine n’apparaît que si votre compte Gironde Numérique a le rôle d’administrateur de la collectivité.

Après un enregistrement qui change l’en-tête, les agents doivent se déconnecter puis se reconnecter pour voir le nouveau nom, la description ou le logo.

🏷️ Personnaliser l’en-tête

Comment ouvrir les paramètres d’affichage ?

Deux accès mènent au même formulaire :

Que peut-on modifier ?

Le formulaire reprend les éléments visibles dans le bandeau du Bureau :

Un aperçu en bas de page montre le rendu avant l’enregistrement.

Formulaire de personnalisation du domaine
Aperçu de l’en-tête

Enregistrez, puis déconnectez-vous et reconnectez-vous : les agents ne voient le changement qu’après une nouvelle connexion.

Un ratio 3:1 est recommandé (cible environ 180 × 60 pixels). Après le téléversement, déplacez ou redimensionnez la zone, puis cliquez sur Appliquer le recadrage.

Recadrage du logo
Logo après recadrage

Pour un fichier déjà au bon format, en particulier un SVG, vous pouvez utiliser l’image téléversée sans recadrage. La qualité n’est alors pas réduite.

Utiliser l’image sans recadrage
Logo conservé sans recadrage

🧩 Gérer les raccourcis de la collectivité

Quelle différence avec les raccourcis communs ?

Les raccourcis communs sont créés par Gironde Numérique. Ils peuvent figurer sur les pages communes, sur vos pages de collectivité et dans les bureaux personnels des agents.

Les raccourcis de la collectivité sont les vôtres. Vous pouvez les placer sur les pages de votre collectivité. Les agents peuvent aussi les ajouter à leur bureau personnel. Ils ne sont pas visibles pour les autres collectivités.

Comment ouvrir la liste ?

Menu Mon domaine, puis Gérer les raccourcis de la collectivité.

Menu Gérer les raccourcis de la collectivité
Liste des raccourcis de la collectivité

Comment créer un raccourci ?

Cliquez sur Créer un nouveau raccourci.

Formulaire de création d’un raccourci de collectivité

Renseignez au minimum :

Il est utile d’ajouter aussi :

Depuis la liste, la colonne Actions permet de modifier ou de supprimer un raccourci. La suppression demande une confirmation. Un raccourci supprimé disparaît des pages qui l’utilisaient.

📑 Composer les pages de la collectivité

Les agents consultent ces pages dans le menu latéral. Vous les préparez ici. Les pages communes (visibles dans toutes les collectivités) sont gérées par Gironde Numérique : vous ne pouvez pas les modifier, ni mélanger les deux arborescences.

Comment ouvrir l’éditeur ?

Menu Mon domaine, puis Gérer le bureau de la collectivité.

Menu Gérer le bureau de la collectivité

L’éditeur ressemble à celui des pages : menu à gauche, formulaire de la page à droite.

Éditeur des pages de la collectivité

Comment créer une page ?

S’il n’y a encore aucune page, cliquez sur Créer la première page. Sinon, dans Pages de votre collectivité, cliquez sur + (Ajouter une page propre à la collectivité).

Ajouter une page de collectivité

Saisissez le nom. La page est créée en brouillon : les agents ne la voient pas tant qu’elle n’est pas publiée.

Saisie du nom de la page

Quels réglages une page propose-t-elle ?

Supprimer et Sauvegarder sont en bas du formulaire.

Comment remplir une liste de raccourcis ?

  1. Cliquez sur Ajouter des raccourcis.

    Bouton Ajouter des raccourcis
  2. Sélectionnez les raccourcis. Le catalogue propose les raccourcis communs et ceux de votre collectivité.

    Sélection de raccourcis, y compris ceux de la collectivité
  3. Validez. Les raccourcis apparaissent dans la zone de la page. Vous pouvez les réordonner par glisser-déposer, ou les retirer avec la croix rouge. Le retrait ne supprime pas le raccourci du catalogue.

    Raccourcis ajoutés à la page
    Réordonner les raccourcis
    Retirer un raccourci de la page

Passez le statut à Publié, puis sauvegardez. Les agents voient alors la page dans le menu latéral.

Comment intégrer une page web ?

Choisissez Afficher une iframe. Saisissez l’adresse et une hauteur minimale en pixels. Un aperçu se charge pendant la saisie.

Champs d’une page iframe
Aperçu de l’iframe

Publiez et sauvegardez pour que les agents voient la page intégrée.

Comment regrouper des pages dans un menu ?

  1. Créez une page dont le mode est Menu. Aucun autre contenu n’est demandé.

    Page en mode Menu
  2. Sur une autre page, choisissez cette page comme page parente.

    Choix de la page parente
  3. Après sauvegarde, la page est rangée sous cette entrée.

    Page rangée dans le sous-menu

Pour sortir une page d’un sous-menu, les flèches ne suffisent pas : éditez la page et changez sa page parente.

Comment changer l’ordre dans le menu ?

Au survol du menu de gauche, des flèches haut / bas apparaissent. Elles réordonnent les pages d’un même niveau.

Flèches pour réordonner les pages

📢 Publier une actualité de la collectivité

Une actualité de collectivité n’est visible que par les agents de votre structure. Elle n’a pas le badge Gironde Numérique. Les actualités destinées à plusieurs collectivités, ou à toutes, sont publiées par Gironde Numérique.

Comment ouvrir la liste ?

Menu Mon domaine, puis Gérer les actualités de la collectivité.

Menu Gérer les actualités de la collectivité
Liste des actualités de la collectivité

Comment créer, modifier ou retirer une actualité ?

Cliquez sur Créer une nouvelle actualité. Le formulaire ne propose pas de liste de collectivités cibles : l’actualité concerne uniquement la vôtre.

Formulaire d’une actualité de collectivité

Vous pouvez saisir :

Sans date de début, ou si cette date est passée, l’actualité peut être en ligne tout de suite. Si la date de fin est passée, elle n’est plus affichée aux agents.

Actualité enregistrée

Côté agent, elle apparaît dans la page des actualités, sans badge.

Rendu d’une actualité de collectivité

Dans la liste, la colonne Actions permet de modifier (bouton bleu) ou de supprimer (bouton rouge). La suppression demande une confirmation.

Les agents qui ont déjà ouvert le Bureau voient les nouvelles actualités au prochain chargement de la page. Le compteur d’actualités non lues se met à jour dans l’en-tête.

Vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question, ou vous souhaitez signaler un dysfonctionnement, un besoin ou une évolution du produit ?

Contactez Logo Gironde Numérique Gironde Numérique via un ticket d’assistance.