Ce guide s’adresse d’abord aux agents qui utilisent le Bureau de l’Agent au quotidien. La dernière partie s’adresse aux administrateurs de collectivité (menu Mon domaine). L’administration Gironde Numérique (pages communes, raccourcis communs, domaines) n’est pas décrite ici.
L’authentification repose sur votre compte Gironde Numérique. Vous ne créez pas de compte dans le Bureau.
Pour un dysfonctionnement, un besoin ou une évolution du produit,
contactez
Gironde Numérique via un
ticket
d’assistance.
Le Bureau de l’Agent est votre espace de travail numérique Gironde Numérique. Il rassemble au même endroit :
Vous y accédez depuis un navigateur, à l’adresse https://bureau.girondenumerique.fr.
Non. C’est une application web. Vous l’ouvrez dans votre navigateur, sur un ordinateur ou une tablette.
JavaScript doit être activé : sans lui, l’interface ne fonctionne pas.
Il faut un compte Gironde Numérique, avec le droit d’accéder à ce service.
Trois profils existent. Ce guide concerne le profil Utilisateur (agent) :
Les menus Mon domaine sont réservés aux administrateurs de collectivité. Ils sont décrits en fin de guide. L’administration Gironde Numérique (toutes les collectivités) n’est pas traitée ici.
Vous ne créez pas de compte dans le Bureau de l’Agent.
L’accès est ouvert via votre compte Gironde
Numérique. Adressez-vous à la personne référente de votre
collectivité, ou contactez Gironde Numérique via
un
ticket
d’assistance.
La création du compte et les droits se gèrent dans Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.
Vous revenez ensuite dans le Bureau.
Vous restez connecté tant que vous ne cliquez pas sur Se déconnecter.
Utilisez les fonctions prévues sur votre compte Gironde Numérique, dans Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.
Le Bureau de l’Agent ne permet pas de retrouver un identifiant ni de réinitialiser un mot de passe.
Ces informations viennent de votre compte Gironde Numérique. Elles sont mises à jour à chaque connexion et ne sont pas modifiables dans le Bureau.
Pour les changer, ouvrez Gaapse : https://gaapse.girondenumerique.fr.
Dans le bandeau d’en-tête, à droite, cliquez sur le bouton Se déconnecter.
Pendant une maintenance, un message s’affiche à la place de l’interface. Les administrateurs peuvent continuer à accéder au Bureau ; ce n’est pas le cas des agents.
Si le message persiste, contactez Gironde Numérique via
un
ticket
d’assistance.
De gauche à droite, vous retrouvez :
Le logo et le nom viennent du paramétrage de votre collectivité. S’ils viennent d’être changés par un administrateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour les voir à jour.
De haut en bas :
Le menu latéral est redimensionnable : glissez la zone de séparation entre le menu et le contenu de la page.
Lorsque vous ouvrez le Bureau, vous êtes dirigé dans cet ordre :
Exception : s’il reste des actualités non lues, l’accueil ouvre d’abord la page des actualités.
La page affiche les actualités publiées par :
Gironde Numérique : un badge identifie ces actualités ;
votre collectivité : pas de badge.
Vous ne voyez que les actualités publiées. Les brouillons et les actualités planifiées restent invisibles tant qu’elles ne sont pas en ligne.
Une icône dans le bandeau d’en-tête indique le nombre d’actualités non lues.
Quand toutes les actualités sont lues, l’indicateur disparaît.
Au-dessus de chaque actualité, cliquez sur Marquer comme lu.
L’actualité devient légèrement grisée et le compteur de l’en-tête diminue.
Pour la remettre en non lue, cliquez sur Marquer comme non-lu. Le compteur de l’en-tête se met à jour.
En haut à droite de la page, utilisez Tout marquer comme lu ou Tout marquer comme non-lu. L’action s’applique à toutes les actualités affichées.
Les pages de votre collectivité sont préparées par l’administrateur de votre structure. Elles rassemblent des raccourcis vers des applications Gironde Numérique, des services externes (région, national) ou des outils métiers de la collectivité.
Les pages communes sont préparées par Gironde Numérique et s’affichent pour toutes les collectivités. Elles s’appuient sur le catalogue de raccourcis communs.
Vous consultez ces pages ; vous ne les modifiez pas.
Au survol, vous voyez la description du raccourci (si elle a été renseignée) et son lien.
Au clic, le lien s’ouvre dans un nouvel onglet.
La description sert aussi à la recherche globale (voir la rubrique Recherche et affichage).
Une page publiée peut s’afficher de trois façons, selon le choix de l’administrateur :
Vous ne voyez que les pages publiées. Les brouillons restent invisibles.
Si vous n’avez pas encore de page personnalisée, cliquez sur Créer ma page personnalisée dans le menu latéral.
Si vous en avez déjà une ou plusieurs, survolez le menu latéral puis cliquez sur Ajouter une page personnalisée.
Une fenêtre s’ouvre : saisissez le nom de la page, puis validez. Vous obtenez une page vierge, prête à recevoir des widgets (voir la rubrique Widgets).
Survolez la page dans le menu latéral : un groupe de boutons apparaît.
Cliquez sur l’icône crayon : le nom devient éditable.
Saisissez le nouveau nom.
Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors de la zone pour valider.
Survolez l’entrée de menu de la page à déplacer.
Cliquez sur l’icône en croix en maintenant le clic : le curseur devient une main, une zone en pointillés indique où déposer.
Glissez-déposez, puis relâchez. L’ordre est enregistré.
Survolez l’entrée de menu de la page à supprimer.
Cliquez sur l’icône corbeille. Une confirmation s’affiche.
Cliquez sur OK.
La suppression retire la page et la disposition de ses widgets. Elle ne supprime pas vos documents, vos e-mails ni les raccourcis du catalogue.
Les widgets s’affichent uniquement sur vos pages personnalisées. Trois widgets sont disponibles :
| Widget | Rôle | Condition |
|---|---|---|
| Mes raccourcis | Grille de raccourcis vers des applications | Le catalogue de raccourcis a été configuré |
| Mes porte-documents | Suivi Podoc, Visa et SignClic | Vous avez accès à ces services |
| Ma boîte mail | Infos de votre messagerie GN | Les boîtes mail de la collectivité sont gérées par Gironde Numérique |
Un widget Pastell n’est pas proposé pour le moment.
Depuis une page personnalisée :
Cliquez sur Ajouter des outils.
Cochez un ou plusieurs widgets, puis validez.
Sur une page personnalisée, les widgets sont disposés en liste ordonnée : chaque tuile est soit en pleine largeur, soit en demi-largeur (jusqu’à deux widgets côte à côte sur un grand écran).
Au survol ou au focus du widget, une barre d’actions apparaît en haut à droite du contenu :
Les actions disponibles sont les suivantes :
Pour réordonner plusieurs positions d’un coup, utilisez la poignée de déplacement centrée sur le bord supérieur du widget (icône « déplacer »), puis glissez-déposez la tuile à l’emplacement voulu.
Exemple avec deux widgets en demi-largeur sur la même ligne :
Après ajout, le widget Mes raccourcis affiche une grille de tuiles.
Vous pouvez :
Plusieurs widgets Mes raccourcis peuvent coexister sur la même page.
Passez le widget en mode édition (icône crayon dans la barre d’actions), puis cliquez sur la carte fantôme Ajouter un ou plusieurs raccourcis dans la grille.
Une fenêtre liste les raccourcis, regroupés comme dans le menu latéral (pages de collectivité, puis pages communes). Un champ permet de filtrer sur le titre, la description et le lien.
Sélectionnez un ou plusieurs items, puis cliquez sur Ajouter les raccourcis sélectionnés.
Les raccourcis apparaissent dans le widget.
Si le catalogue est vide, adressez-vous à l’administrateur de votre collectivité.
La carte Créer votre propre raccourci n’apparaît qu’en mode édition.
Survolez le widget : dans la barre d’actions, cliquez sur l’icône crayon (passer en mode édition).
Cliquez sur la carte fantôme Créer votre propre raccourci.
Renseignez le nom, l’URL (avec
https://) et, si besoin, une icône. Par
défaut, une icône de lien est proposée.
Si vous déposez une image, un recadrage carré s’ouvre. Avec la molette, zoomez ou dézoomez, ajustez la zone, puis cliquez sur Valider le recadrage.
Pour garder l’image telle quelle, n’ouvrez pas le recadrage (ou ne cliquez pas sur Valider le recadrage) avant d’enregistrer.
Cliquez sur Créer le raccourci. Le widget quitte le mode édition.
Passez le widget en mode édition.
Survolez le raccourci : un bouton d’édition apparaît en bas à gauche.
Modifiez le nom, l’URL ou l’icône, puis enregistrez.
Les raccourcis issus du catalogue ne se modifient pas de cette façon : vous pouvez seulement les retirer du widget.
Passez le widget en mode édition.
Chaque raccourci affiche deux boutons en haut : une croix violette à gauche pour glisser-déposer, et une croix rouge à droite pour retirer.
Déplacez les tuiles, puis quittez le mode édition (icône cadenas).
Retirer (croix rouge) enlève le raccourci de ce widget. Il n’y a pas de confirmation : vous pouvez le réajouter depuis le catalogue.
Supprimer (corbeille, raccourcis personnalisés uniquement) détruit le raccourci. Une confirmation s’affiche.
Utile si vous avez plusieurs widgets Mes raccourcis sur la même page.
Passez le widget en mode édition.
Cliquez sur l’icône Renommer (typographie) dans la barre d’actions. La barre se masque le temps de la saisie.
Saisissez le nouveau titre. Validez avec Entrée ou annulez avec Échap. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le titre en mode édition pour renommer.
Il affiche vos porte-documents Podoc, Visa et SignClic :
Au survol, la barre d’actions du widget s’affiche (ordre, largeur, rafraîchir, configuration, suppression). Les boutons utiles à ce widget sont Configuration, Rafraîchir et Supprimer.
Engrenage : afficher ou masquer Podoc, Visa, SignClic, et la liste détaillée.
Rafraîchir : les données sont mises en cache 60 minutes. Cliquez pour forcer une mise à jour.
Corbeille : retire le widget de la page (pas vos documents). Une confirmation s’affiche. Vous pouvez le réajouter ensuite.
Le widget n’est proposé que si les boîtes mail de votre collectivité sont gérées par Gironde Numérique.
Il affiche notamment :
inactif, actif ou programmé)
;L’engrenage permet d’afficher ou de masquer la taille de la boîte, la corbeille, le nombre de non-lus et le tableau des 5 derniers mails.
Le cache est de 60 minutes, avec le même bouton Rafraîchir. Retirer le widget ne supprime pas vos mails.
En haut du menu latéral, cliquez sur Rechercher un raccourci, ou utilisez Ctrl + K (Cmd + K sur macOS).
Une fenêtre s’ouvre. Le champ filtre en texte intégral sur le nom, la description et l’URL.
Les résultats suivent l’ordre du menu latéral :
Un clic ouvre le raccourci comme sur les pages du Bureau.
Les raccourcis d’aide (picto i ou ?) ne figurent pas dans cette recherche. Utilisez les infobulles d’aide ou les pages Les ressources (voir Consulter l’aide).
Dans l’en-tête, cliquez sur Paramètres.
Choisissez petit, moyen ou large. Le réglage s’applique à tout le Bureau : pages personnalisées, pages de collectivité et pages communes.
Certains raccourcis affichent un ? en haut à gauche : de l’aide ou des tutoriels sont liés à ce service.
Au survol, les liens d’aide associés s’affichent et sont cliquables.
Un raccourci peut aussi porter un bandeau bleu avec un i : il s’agit d’un raccourci d’aide (une ressource, un tutoriel).
Ces pictogrammes sont configurés par Gironde Numérique. Vous les utilisez, vous ne les paramétrez pas.
Dans le menu latéral, ouvrez notamment :
Les ressources dans le sous-menu Gironde Numérique ;
Les ressources dans le sous-menu Dépt., Région, National.
Cette partie s’adresse aux administrateurs de collectivité. Les agents n’y ont pas accès.
Elle ne décrit pas l’administration Gironde Numérique : liste des domaines, pages communes, raccourcis communs, actualités multi-collectivités, raccourcis d’aide. Ces réglages restent du ressort de Gironde Numérique.
Depuis le menu Mon domaine, vous pouvez :
Les agents retrouvent ensuite ces contenus dans leur Bureau. Ils ne modifient pas ces pages : ils composent seulement leur bureau personnel (widgets).
Le menu Mon domaine n’apparaît que si votre compte Gironde Numérique a le rôle d’administrateur de la collectivité.
Après un enregistrement qui change l’en-tête, les agents doivent se déconnecter puis se reconnecter pour voir le nouveau nom, la description ou le logo.
Deux accès mènent au même formulaire :
le menu Mon domaine, puis Paramètres d’affichage de l’en-tête ;
l’entrée Paramètres d’affichage de l’en-tête sur la page d’administration.
Le formulaire reprend les éléments visibles dans le bandeau du Bureau :
Un aperçu en bas de page montre le rendu avant l’enregistrement.
Enregistrez, puis déconnectez-vous et reconnectez-vous : les agents ne voient le changement qu’après une nouvelle connexion.
Un ratio 3:1 est recommandé (cible environ 180 × 60 pixels). Après le téléversement, déplacez ou redimensionnez la zone, puis cliquez sur Appliquer le recadrage.
Pour un fichier déjà au bon format, en particulier un SVG, vous pouvez utiliser l’image téléversée sans recadrage. La qualité n’est alors pas réduite.
Les raccourcis communs sont créés par Gironde Numérique. Ils peuvent figurer sur les pages communes, sur vos pages de collectivité et dans les bureaux personnels des agents.
Les raccourcis de la collectivité sont les vôtres. Vous pouvez les placer sur les pages de votre collectivité. Les agents peuvent aussi les ajouter à leur bureau personnel. Ils ne sont pas visibles pour les autres collectivités.
Menu Mon domaine, puis Gérer les raccourcis de la collectivité.
Cliquez sur Créer un nouveau raccourci.
Renseignez au minimum :
https://)
;Il est utile d’ajouter aussi :
Depuis la liste, la colonne Actions permet de modifier ou de supprimer un raccourci. La suppression demande une confirmation. Un raccourci supprimé disparaît des pages qui l’utilisaient.
Les agents consultent ces pages dans le menu latéral. Vous les préparez ici. Les pages communes (visibles dans toutes les collectivités) sont gérées par Gironde Numérique : vous ne pouvez pas les modifier, ni mélanger les deux arborescences.
Menu Mon domaine, puis Gérer le bureau de la collectivité.
L’éditeur ressemble à celui des pages : menu à gauche, formulaire de la page à droite.
S’il n’y a encore aucune page, cliquez sur Créer la première page. Sinon, dans Pages de votre collectivité, cliquez sur + (Ajouter une page propre à la collectivité).
Saisissez le nom. La page est créée en brouillon : les agents ne la voient pas tant qu’elle n’est pas publiée.
Supprimer et Sauvegarder sont en bas du formulaire.
Cliquez sur Ajouter des raccourcis.
Sélectionnez les raccourcis. Le catalogue propose les raccourcis communs et ceux de votre collectivité.
Validez. Les raccourcis apparaissent dans la zone de la page. Vous pouvez les réordonner par glisser-déposer, ou les retirer avec la croix rouge. Le retrait ne supprime pas le raccourci du catalogue.
Passez le statut à Publié, puis sauvegardez. Les agents voient alors la page dans le menu latéral.
Choisissez Afficher une iframe. Saisissez l’adresse et une hauteur minimale en pixels. Un aperçu se charge pendant la saisie.
Publiez et sauvegardez pour que les agents voient la page intégrée.
Créez une page dont le mode est Menu. Aucun autre contenu n’est demandé.
Sur une autre page, choisissez cette page comme page parente.
Après sauvegarde, la page est rangée sous cette entrée.
Pour sortir une page d’un sous-menu, les flèches ne suffisent pas : éditez la page et changez sa page parente.
Au survol du menu de gauche, des flèches haut / bas apparaissent. Elles réordonnent les pages d’un même niveau.
Une actualité de collectivité n’est visible que par les agents de votre structure. Elle n’a pas le badge Gironde Numérique. Les actualités destinées à plusieurs collectivités, ou à toutes, sont publiées par Gironde Numérique.
Menu Mon domaine, puis Gérer les actualités de la collectivité.
Cliquez sur Créer une nouvelle actualité. Le formulaire ne propose pas de liste de collectivités cibles : l’actualité concerne uniquement la vôtre.
Vous pouvez saisir :
Sans date de début, ou si cette date est passée, l’actualité peut être en ligne tout de suite. Si la date de fin est passée, elle n’est plus affichée aux agents.
Côté agent, elle apparaît dans la page des actualités, sans badge.
Dans la liste, la colonne Actions permet de modifier (bouton bleu) ou de supprimer (bouton rouge). La suppression demande une confirmation.
Les agents qui ont déjà ouvert le Bureau voient les nouvelles actualités au prochain chargement de la page. Le compteur d’actualités non lues se met à jour dans l’en-tête.
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Contactez Gironde Numérique via
un
ticket
d’assistance.